英文契約書の通知条項の内容、定め方、注意点等をわかりやすく解説します
「通知条項」を定める趣旨
国際取引をなさってる方の中にも、この契約書に定められている通知条項の重要性についてはあまり考えない方もいらっしゃるかもしれません。
取引が正常に履行され、無事に終了すれば、相手方への通知をする場面にも遭遇することは通常は無いものと思われます。
そして、取引を行っている間の連絡には現在では主に電話かe-mailによりますので、一般的に通知条項で定められている書留航空郵便での通知等はあまり行わないかと思います。
但し、現在では書留郵便ではなく、e-mailによる通知を通知条項に記載することも多くなってきましたので、相手方への通知の際の負担は断然軽くなったと思います。
では通知が必要な場合とはどのようなときでしょうか。
それは主に、契約解除のときと言えます。
契約解除の意思表示につきましては、重要な意思表示と言えますので、契約書に記載された通知の方法によって効力が生じるのが通常と言えます。
通知の効力がいつ生じるか
ここで、通知の問題点は、通知の効力がいつ生じるかということです。
例えば、書留航空郵便で通知を郵送する場合に、相手方が長期不在でその通知を受け取らず、中身を見ていなかった場合には、いつ通知の効力が生じるのでしょう。
また、e-mailで通知を行った場合には、相手方がそれを読んだ時間が送り主には把握できず、相手方からの連絡が無ければ確かめられない事になります。
英米法の通知の効力発生時期
通知の効力発生時期は，通知の発信時とするか，受信時となるかを明確にしておくべきと言えます。
英米法の原則は発信主義 (英国Adams v. Lindsell(1818)1 Barn. & Aid. 681，米国Jayloe v. Merchants Fire Insurance Co.(1850)9 How 390)なので，契約が英米法に準拠する場合には，契約において別段の定めをしない限り，通知は発信のときに発効し，到着しなくても通知を受けた者は拘束されますので，当事者はこの原則を念頭におく必要があります。
この場合に相手方に通知が届かない等の通信の事故に備えてあらかじめ到着を条件にするとか，書留または配達証明を要件にするなどの配慮が必要と言えます。
発信主義と到着主義には，一長一短がありますが，通知の方法を書留航空便にしで，通知の効力は発信時に発生とするのが，比較的問題も少なく，両当事者にとって公平と言えるかと思います。
また、e-mailによる通知につきましても、効力発生時期は明確に規定しておくべきと言えます。
日本法の通知の効力発生時期
対して、日本の民法では民法９７条１項が意思表示の効力発生時期につき、到達主義を採用していますので、英米法とは逆であるといえます。
（民法改正前は、契約の承諾の意思表示につきましては、上記の例外として民法第５２６条により「隔地者間の契約は、承諾の通知を発した時に成立する。」として発信主義を採用し、迅速な取引の保護の観点を重視していました。
ですが、現在の民法では原則通り到達主義が採用されております。
通知条項の定め方
契約において，一定の場合には，当事者の一方が相手方に対し通知を行うことを義務づけられていたり，一定の行為を行う前提条件としてあらかじめ通知を行わねばならないことを規定している場合には，通知に関して次のような具体的詳細を定めておく必要があります。
① 通知を行う宛先
② 通知の方法
③ 通知の効力発生時期
また、規模の大きい企業同士の契約では、通知の宛先として会社所在地のみでは無く、通知を受け取る必要のある担当部署まで記載しておかなければ、相手方は通知を発送し通知を要件とする契約条項の効力は生じているのに、担当部署の人間がそれを知らずに数日が経つということも起こりえます。
ですので、宛先には、会社の規模により「会社所在地」「担当部署」「担当者」等を記載するべきといえます。
通知を行う宛先は，必ずしも当事者の住所である必要はなく，当事者が通知を確実に受け取ることのできる場所を選択します。
通知の方法は，航空便，または書留航空便、e-mail、ファクシミリを指定しておくのが通常と言えます。
以上、契約期間の条項についてみてきました。
◆英語の例文・書き方
Except as otherwise specifically provided in this Agreement, all notices and other communications required or permitted to be given underthis Agreement shall be in writing in the English language and shall be delivered personally or sent by confirmed telex or facsimile or registered or certified mail to the other Party to this Agreement at the following address：
(1)To XXX President
Company XXX
Address
Telefax No
(2)ToYYY President
Company YYY
Address
Telefax No.
◆日本語例文・読み方
本契約上特別に規定する場合を除き，本契約に基づき要求または許可されるすべての通知およびその他の通信は，英語による書面とし、直接手渡し，または確認付きテレックスもしくはフアックス，または書留もしくは配達証明郵便にて、本契約の他方当事者に対し下記の住所宛てに送付されるものとする。