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国立大学O大学 研究センター教授 様より
この度はリーガチェックありがとうございます。 大変参考になるコメントでした。 ありがとうございます。
英文契約書の予備的合意書
英文契約書の予備的合意書の成り立ち
国際取引において相手方と交渉を行う場合に、いきなり自社契約書を作成して相手方に提示することはまずないと思います。
まずは、相手方と契約内容について口頭での交渉になると思います。
口頭での交渉となりますと、当然、言った言わないの言い争いになることがありますし、また英文契約書における英米法のルールには「口頭証拠排除法則」というルールがありますので、重要な内容は書面で残しておく必要があります。
相手方との契約交渉には様々な段階があり、重要な決め事について徐々に合意していく形をとることになるかと思います。
そして数々の合意が積み重なっていって、最終的にその合意を英文契約書という形でまとめ上げていくことになります。
ですが、交渉を継続していくと、両当事者間では様々な事情の変更があったりしますので、積み重ねてきた合意の一部が破棄されたり変更の申し出があったりすることが多々あります。
このような契約条件の合意が破棄されていきますと、最終的な契約書の作成に至らず、その取引自体が無くなりかねません。
そのような一度合意した内容の蒸し返しを防ぐためにも、また言った言わないの水掛け論を防止するためにも、交渉途中においても交渉時の予備的合意書として合意内容を文書で記録しておくことが国際取引においては重要となります。
ここで余談となりますが、米国法の詐欺防止法では一定の契約に対して契約書面の作成が無ければ契約成立を認めない場合が規定されていますが、この契約書面とは一定のキチンとした形式の書面でなくても、例えば、ファミリーレストランのナプキンのような紙の裏にメモ書き程度の書き方で記載されていても、契約書面として有効であるとの判事があります（Decatur Cooperative Ass'n v. Urban, Kan.1976又はLucy v. Zehmer, Va.1954等）。
では、以下において交渉途中にその合意に至った内容を書面に記載する予備的合意書の作成について検討してみたいと思います。
■予備的合意書の記載項目
「予備的合意書」は、英文契約書の契約交渉期間において、話合いが持たれた場合に、その内容を記録していく書面になります。
契約締結までには、小さな合意を積み重ねていくことが必要ですので、一度取り決めたことは、文書によって、確定していかなければなりません。
そうしなければ、一度取り決めた事項を覆し、話がまとまらなくなるからです。
予備的合意書は原則的には、英文契約書のような法的拘束力は生じませんが、その内容が実際に履行可能な程度に具体化されている場合には、相手方から履行を求められることもありますので、注意が必要です。
以下に、予備的合意書の一例として議事録の記載内容を挙げておきます。
①会議の名称
②会議の日時・場所
③議長選任の方法と議長の氏名
④出席者と欠席者の指名
出席者が10名程度以下の会議の場合には、出席者全員の氏名、欠席者 の氏名を明記します。
また、機関や組織の会議体で定足数が必要な場合 には、それが満たされていたかどうかの記述が必要です。
⑤議題
⑥決議事項
⑦予備的合意書への署名
英語の例文・書き方
The Minutes of the Meeting Between Showa Machinery K.K and U.S. Machines Corporation
On Friday, June 2. 20XX, a meeting was held at the corporate head office of Showa Machinery K.K., Tokyo, Japan (hereinafterreferred to as Manufacturer), between the representatives of Manufacturer and the U.S. Machines Corporation (hereinafterreferred to as USM). The purpose of the meeting was to further implement some of the terms and conditions of the Joint Venture Agreement to be participated by Manufacturer and USM. The following are the matters discussed and agreed upon by the parties, which remain subjectto the approval of the respective Board of Directors of Manufacturer and USM;
1. Shareholding Ratio of Parties in the Proposed JV: In accordance with Article 1 of the Letter of Intent dated May 1,20XX, JV shall issue Two Hundred and Fifty (250) shares at the time ofits incorporation which shall be subscribed for and paid up in full at par in cash in the following shareholding ratio:
Shareholding Ratio Shares Amount
Manufacturer 50% 125 Shares U.S.$125,000
USM 50% 125 Shares U.S.$125,000
TOTAL 100% 250 Shares U.S.$250,000
2.Board of Directors and Officers of JV: In order to structure and implementthe basic management body of JV,the parties have agreed as follows:
文責 行政書士事務所 Golden Willer 国際経営・法務事務所
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